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Retard de paiement :
Les 10 excuses les plus fréquentes et comment les contrer

Chaque jour, les entreprises et commerçants sont confrontés à toutes sortes d’excuses servant à justifier les retards de paiement de leurs clients. Dans cet article, notre société de recouvrement revient sur les 10 excuses les plus fréquentes en cas de retard de paiement.

Nous abordons tout au long de cet article des stratégies efficaces pour gérer ces situations, ainsi que des solutions favorisant à la fois la récupération des créances et le maintien d’une bonne relation client.

Les 10 excuses les plus fréquentes à propos des retards de paiement

Dès lors que vous rappelez à votre client d’honorer ses engagements en réglant ses factures, il peut être frustrant de recevoir des excuses plus insensées les unes que les autres. Lorsque celles-ci sont plausibles, vous ne vous sentez pas légitime à contraindre votre client de régler. Cependant, dès lors que les excuses sont peu crédibles, il est d’autant plus gênant de subir le non-paiement d’une facture qui peut avoir des conséquences sur la trésorerie de votre entreprise.

On vous donne les meilleures solutions pour y remédier :

1. "Nous n'avons pas reçu la facture"

Dans ce cas, vérifiez tout d’abord si la facture ainsi que les relances ont bien été adressées à votre client. Si tel est le cas, dites-lui que vous allez lui joindre la copie de la facture par mail afin qu’il puisse effectuer le paiement de la facture au plus vite. Dans ce cas de figure, il peut être nécessaire de joindre la facture par mail, pour plus de rapidité, et d’activer la confirmation de lecture.

N’hésitez pas à le relancer si vous constatez que le paiement n’a toujours pas été effectué, que ce soit pour qu’il vous accuse réception de la facture ou pour mettre en place une échéance de paiement afin de recouvrer la créance.

2. "Nous ne sommes pas satisfaits du produit ou du service"

L’étape de la réclamation est l’une des pierres angulaires du processus de vente : le service après-vente. Pour éviter un tel retour, il est important de contrôler et vérifier les produits et services afin qu’il n’y ait aucun mécontentement de la part des clients.

Dès lors que votre client vous fait un retour, vous pouvez alors mettre en place le nécessaire pour le solutionner, vérifier le bien-fondé de la réclamation, et ainsi, obtenir le paiement du bien et/ou du service.

Il va être primordial de remonter les informations du mécontentement à votre service commercial et marketing pour améliorer votre level score.

3. "Nous avons oublié de régler"

Un oubli de paiement de la part de votre client peut arriver. Il est donc important de mettre en place une procédure d’affacturage rodée dans le but de pouvoir relancer au mieux votre client, et ainsi, obtenir le paiement de la facture.

N’hésitez pas à le relancer par mail, par SMS mais également par téléphone en restant compréhensif. Établir un processus d’envoi va vous permettre de rappeler à votre client qu’il a une facture impayée, en y intégrant les différents moyens de paiement que vous proposez.

Il va être cependant important et primordial de rappeler la date butoir de paiement à votre client. Si le produit ou le service se règle sur le long terme, n’hésitez pas à joindre à votre client l’échéancier de paiement afin qu’il puisse se souvenir de la date de règlement suivante.

4. "Nous allons nous en occuper au plus vite"

Après l’oubli de règlement, votre client va probablement vous faire la promesse d’effectuer le paiement au plus vite. Assurez-vous que cela est véridique car une promesse de paiement n’est pas une certitude.

Alors, vous pouvez mettre toutes les chances de votre côté en renvoyant la facture à votre client et en lui rappelant l’échéance de paiement afin qu’il fasse le nécessaire pour la régler. N’hésitez pas à prévoir des déclencheurs automatiques pour envoyer des mails à J+3 et J+10 si vous n’avez toujours pas reçu le règlement, en utilisant une plateforme telle que Brevo.

5. "Nous n'avons pas les fonds nécessaires pour payer la facture"

Cette excuse est sans aucun doute celle qui peut avoir l’impact le plus important sur votre trésorerie. En effet, le risque de ne pas être payé est élevé et les efforts vont devoir être plus importants de votre côté pour recouvrer la créance.

Dans ce cas de figure, prenez le temps de comprendre pourquoi votre client ne peut pas vous régler, et tentez de trouver une solution avec lui, en lui proposant par exemple de repousser l’échéance de paiement ou en mettant en place un échéancier.

À savoir que notre société Bye Créances est formée à gérer au quotidien ce type de situation, et dispose de ressources pour aider les débiteurs à régulariser leur dette. Nous vous mettons par exemple en contact avec des associations qui vous proposerons des aides financières.

6. "La facture a déjà été réglée"

Lorsque votre client vous indique que le paiement a déjà été effectué, n’hésitez pas à lui demander une preuve de paiement. Il peut être possible que la banque ait commis une erreur mais cela peut aussi être une excuse de la part de votre client pour dissimuler son oubli de paiement.

Si après quelques jours vous n’avez toujours pas reçu de paiement, vous pouvez contacter votre client pour conclure un accord de paiement concret avec lui, immédiatement.

7. "La personne responsable du paiement est absente"

Dès lors que vous n’arrivez pas à joindre la personne responsable du paiement, essayez de la recontacter à d’autres moments de la journée. Vous pouvez aussi demander à la personne que vous avez au téléphone, un autre moyen de la contacter (un autre numéro de téléphone, une adresse mail).

Il est important de noter que l’absence de la personne responsable du paiement des factures dans une entreprise ou dans le foyer de votre client ne justifie en rien le non-paiement d’une facture.

8. "L'ordinateur ne fonctionne plus"

L’ordinateur de votre client est en panne et c’est malheureusement pour lui le seul moyen d’effectuer un virement ou un paiement par carte bancaire pour réguler la situation…

N’hésitez pas alors à faire part de votre moyen de paiement. Il est toujours possible pour votre client de se rendre à sa banque afin d’effectuer un ordre de virement. Il peut, selon les moyens de paiement que vous acceptez, vous régler en vous envoyant un chèque ou en espèces. Dès lors où vous disposez d’un point de rencontre physique, faites-en part à votre client en lui indiquant qu’il peut se rendre à cet endroit pour effectuer le paiement de la facture.

9. "Nous attendons une grosse somme d'argent"

Notez que les problèmes de liquidités de votre client ne doivent en aucun cas impacter votre entreprise. Restez compréhensif tout en gardant en tête que vous n’êtes pas une banque : vous n’avez donc pas vocation à prêter et avancer de l’argent à vos clients. Cependant, prenez note de l’information et n’hésitez pas à fixer une date butoir de paiement irrévocable.

10. "Il y a une erreur dans la facture"

Commencez par vérifier que ce que vous dit votre client est véridique. Si la facture possède des informations erronées, vous devez la modifier et joindre une nouvelle facture, rectifiée, en repoussant donc la date d’échéance de paiement.

Ces 10 excuses sont les plus fréquentes dès lors qu’il y a un retard de paiement. Il est important de rester à l’écoute de vos clients afin de trouver une solution pour le règlement de la facture.

Assurez-vous néanmoins, d’avoir une stratégie bien rodée ainsi qu’une communication efficace pour pouvoir aboutir au règlement de ladite créance :

Envoyez les factures comportant les bonnes informations en temps et en heure
Assurez-vous de la satisfaction de vos clients
Privilégiez les facilités de paiement pour aménager vos clients

Vous rencontrez des difficultés avec des factures impayées qui affectent votre trésorerie ?

Si vous êtes à la recherche de solutions sur mesure, contactez-nous pour découvrir les services que nous proposons et comment notre agence Bye Créances peut vous accompagner dans la gestion optimale du recouvrement de vos créances.

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Retard de paiement :Les 10 excuses les plus fréquentes et comment les contrer