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Avoir une facture impayée est un fléau pour les entreprises, peu importe leur taille et leur chiffre d’affaires. L’incidence sur une TPE ou une PME peut néanmoins être plus importante que pour une grande entreprise. LA question qui nous revient souvent : “Pensez-vous vraiment que nous avons le temps de relancer les impayés ?”. Et bien la réponse est… oui ! Puisque vous pouvez vous débarrasser de cette tâche fastidieuse en automatisant l’intégralité de votre processus de relance. Relance de vos factures impayées et recouvrement de créances, Bye Créances vous donne les 6 étapes à suivre pour tout automatiser !
Avant même de faire face à un impayé, vous vous devez de considérer l’étape de la gestion des relances. Quand la première relance doit être envoyée ? Quelle est la fréquence pour envoyer les relances suivantes ? Quand est-ce que je dois envoyer une mise en demeure ? À quel moment dois-je faire appel à une société de recouvrement de créances ?
Ces nombreuses questions sont essentielles pour pouvoir établir votre processus de relance. Par exemple, une première relance peut être envoyée 7 jours après la date d’échéance, suivie de rappels tous les 15 jours. Après trois relances, vous pouvez ensuite envoyer une lettre de mise en demeure qui signera le début d’une procédure de recouvrement amiable.
Sur le marché, il existe de nombreux logiciels vous offrant diverses fonctionnalités adaptées au recouvrement de créances. Dans des logiciels de CRM comme Axonaut, vous pouvez même retrouver des fonctionnalités vous permettant d’automatiser la gestion des relances. Cela vous permet de regrouper votre CRM ainsi que votre logiciel de gestion des créances en 1 seul et unique outil.
On ne vous le dira jamais assez : personnalisez vos relances. L’objectif n’est pas d’entacher votre relation client. Dans votre CRM ou dans votre logiciel de relance, vous avez la possibilité de personnaliser les relances que vous faites à votre client. Que ce soit l’adresse ou encore les détails précis de la facture impayée, personnaliser vous permet d’entretenir votre relation client et de faire comprendre à votre client que la relance lui est bien directement adressée.
L’automatisation des rappels téléphoniques peut considérablement améliorer l’efficacité de votre processus de recouvrement de créances. Attention néanmoins à votre relation client. En automatisant les rappels téléphoniques, vous créez une distance entre votre entreprise et votre client débiteur.
Vous avez la possibilité de paramétrer des scripts d’appels qui peuvent être lus par les systèmes de voix automatisée ou par les agents virtuels. Ces scripts doivent contenir toutes les informations relatives à votre client débiteur comme le montant dû de la facture impayée, la date d’échéance de l’impayé, les options de paiement disponibles, etc.
Pour synchroniser les informations clients avec les rappels, vous pouvez intégrer l’automatisation des rappels téléphoniques sur votre CRM. Cela va vous permettre de garder une trace des interactions, de suivre les réponses de vos clients débiteurs et de planifier des suivis adaptés.
ℹ️ Chiffres clés Selon une étude de Salesforce, les entreprises utilisant un CRM voient une augmentation de 29% de leur satisfaction client et une hausse de 34% de leur productivité des ventes.
Proposer un paiement en ligne peut vous permettre de vous libérer du temps et de continuer dans la phase d’automatisation des relances. Imaginez-vous qu’une fois la relance effectuée, votre client n’ait même pas besoin de vous contacter pour régler, et n’ait pas non plus besoin de se rendre sur son application bancaire pour effectuer un virement. Imaginez-vous une page totalement dédiée au paiement de la facture, avec la possibilité d’un paiement via PayPal, via Apple Pay ou par carte bancaire.
Des plateformes en ligne sécurisées vous permettent de réaliser des transactions rapides, réduisant ainsi les barrières au paiement pour vos clients.
Sans même passer par ces plateformes, vous pouvez ajouter des liens de paiement directs dans vos e-mails de relance et autres communications automatisées. Ces liens vont rediriger vos clients vers une page de paiement en ligne où ils pourront régler leur facture en quelques clics seulement.
🛠️ Outil de la rédaction La plateforme Brevo vous offre la possibilité de créer des liens de paiement que vous pouvez intégrer dans vos communications. Via l’API Brevo, vous pouvez aussi créer une interconnexion entre votre fichier client et la plateforme, qui va vous permettre de créer des liens de paiement de masse.
La segmentation de votre clientèle va vous permettre d’adapter votre stratégie de relance. Vous avez des clients qui ont l’habitude d’être de mauvais payeurs ? Vous avez plusieurs factures impayées pour un même client ? Certains attendent constamment de nombreuses relances avant même de vous régler ?
N’hésitez pas à le référencer dans votre fichier client. Ces différentes caractéristiques vont vous permettre d’approcher vos clients différemment et d’optimiser vos relances. En effet, vous pouvez durcir votre processus de relance pour les personnes ayant l’habitude de vous payer avec du retard.
Vous pouvez par exemple classifier vos typologies clients en plusieurs parties :
Si vous pensiez que la relance des factures et le recouvrement des créances sont des tâches longues et fastidieuses, on a la solution pour vous simplifier la vie. Hormis le fait que la relance automatique vous fasse gagner du temps, cela vous permet de réduire vos délais de paiement. Vous pouvez passer par un logiciel de facturation ou un CRM pour l’automatisation de vos relances, sans nécessairement mettre un budget faramineux sur la table pour pouvoir récupérer votre argent en temps et en heure.
Sachez que même si vous faites appel à une société de recouvrement de créances, l’automatisation des relances peut être nécessaire.
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