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Modèle 1ère lettre de relance pour facture impayée

La 1ère lettre de relance est un document qui permet de rappeler à votre client qu’il n’a pas payé sa facture. Voici quelques conseils pour rédiger une lettre de relance efficace avant d’appeler une société de recouvrement de créances pour le recouvrement amiable ou le recouvrement judiciaire de votre impayé.

Modèle 1ère lettre de relance pour facture impayée

À quoi sert une lettre de relance ?

La première lettre de relance suite au retard de paiement de votre client va permettre d’anticiper la première étape de la procédure de recouvrement de créances. Vous pouvez la joindre à votre client par courrier ou par email, tout en complétant la démarche avec un SMS et un appel téléphonique. Quoi qu’il en advienne, la complémentarité des canaux de communication va augmenter l’efficacité de votre relance. 

Cette lettre de relance n’est pas uniquement un simple rappel suite à un retard de paiement, elle joue un rôle clé si vous finissez par faire appel à une société de recouvrement. Afin de conserver votre relation commerciale ou votre relation client, gardez en tête que la lettre de relance est l’opportunité de souligner l’importance d’un règlement immédiat tout en restant courtois. Pourquoi cette lettre de affacturage est importante ? Avant même d’en arriver à la mise en demeure, elle va vous permettre d’anticiper les retards de paiement et maintenir la communication avec votre client.

Quelles sont les informations à faire apparaitre dans votre lettre de relance ?

Votre 1ère lettre de relance de facturage doit contenir les informations suivantes : 

  • Les coordonnées de votre entreprise ainsi que de votre client : il est important de mentionner les mentions complètes de votre entreprise et de votre client afin que ce dernier puisse vous joindre pour régler la facture. Cela inclut donc le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse email et le numéro de TVA. 
  • Le numéro de la facture impayée, pour identifier la facture impayée
  • La date d’échéance de la facture, donc date à laquelle la facture devait initialement être réglée
  • Le montant de la facture, y compris les pénalités de retard, indiqué en euros 
  • Une nouvelle date limite de paiement, raisonnable mais suffisamment proche de la date d’échéance initiale
  • Les conséquences en cas de non règlement de la facture (pénalités de retard, frais de recouvrement ou procédure de recouvrement judiciaire)
modèle lettre de relance

Mon client ne paye pas, que faire ?

En cas de non paiement de la facture, vous pouvez prendre des mesures supplémentaires pour limiter les répercussions de ce retard de paiement. Vous pouvez donc, si votre contrat le prévoit, imputer des pénalités de retard sur le montant initial de la facture. 

Vous avez envoyé votre 1ère lettre de relance mais vous n’avez toujours aucun retour de votre client. La prochaine étape est d’envoyer une 2ème lettre ainsi qu’une 3ème si cette dernière est infructueuse. Si après ces 3 relances vous n’avez toujours pas reçu de paiement, vous devez poursuivre la démarche en envoyant une lettre de mise en demeure de payer pour acter le début de la procédure de recouvrement amiable. Libre à vous par la suite de faire appel à une société de recouvrement de créances. 

Comme vous l’aurez compris, si une procédure de recouvrement amiable est lancée, le montant de la facture impayée risque d’augmenter. Pourquoi ? Puisque des frais de recouvrement vont être ajoutés à la facture pour la gestion de celle-ci en contentieux. 

Dans les cas les plus extrêmes, et si la facture le permet (en d’autres termes, si le montant de la facture vaut la peine d’engager des frais supplémentaires qui seront au départ à votre charge), vous pourrez entamer une procédure de recouvrement judiciaire pour obtenir le recouvrement forcé de la créance une fois le titre exécutoire obtenu.

La 1ère lettre de relance représente le premier jalon de votre démarche de recouvrement amiable visant à anticiper les retards de paiement. Toutefois, si malgré ces démarches amiables, le paiement demeure en suspens, il devient impératif d’aller vers des étapes plus formelles pour protéger les intérêts financiers de votre entreprise, notamment en adressant une lettre de mise en demeure de payer.